Et notat eller memorandum er et budskab, der er skræddersyet til et bestemt publikum for at informere dem om noget. Notater er et generelt kontordokument, så de kan dække en lang række emner og distribueres i papirkopier, via fax eller via e -mail. Generelt afhænger formaliteten af dit notat af den organisation, du arbejder for, og emnets juridiske karakter. Et husrenoveringsnotat er generelt for at fortælle lejere, medarbejdere, ejere eller arbejdere om en nødvendig renovering, der vil påvirke deres miljø. Find ud af, hvordan du skriver et notat til bygningsrenoveringer.
Trin
Trin 1. Anmod om kopier af tidligere memoranda
Du kan få en fornemmelse af tonen og formaliteten i din organisation ved at se på eksempler på tidligere meddelelser. Bed din overordnede om kun at levere de prøver, som de har været tilfredse med.
Trin 2. Få kopier af kontaktoplysninger til alle dem, der er berørt af dette notat
Du skal sende hver part en kopi, og det kan tage et par dage eller uger at få alle de nødvendige adresser eller e -mails.
Trin 3. Saml de fakta, der er nødvendige for at bevise behovet for en bygningsrenovering
Hvis en bolig- eller lejlighedsbestyrelse har vedtaget et forslag om godkendelse af renoveringen, skal du bede om en kopi af forslaget, så det kan rekvireres eller distribueres. Jo større renovering, jo mere bevis får du brug for.
Trin 4. Fastsæt deadlines
Ved større renoveringer kan det være en god idé at sende notatet i god tid, så de kan lave den nødvendige indkvartering. Hvis renoveringen er i sidste øjeblik, skal du beslutte datoen og klokkeslættet for den, herunder tid for folk til at lave deres indkvartering.
Trin 5. Skriv en oversigt over dit notat
Ethvert stykke forretningsskrivning bruges til at overbevise læseren om noget. Under overskrifter skal du lave et udkast, der indeholder notatemnet, beskrivelsen, fristerne og datoerne, beviset og kontaktoplysningerne til en opfølgning.
Trin 6. Strukturér dit notat
Brug virksomhedens logo og struktur, hvis det vil være et notat produceret under navnet på en virksomhed. Følgende er retningslinjer for formatering af et notat:
- Placer adressatens navn i øverste venstre hjørne af tekstbehandlingsdokumentet. Det kan være et generelt eller specifikt navn, men det skal være let genkendeligt, så personen ved, at bygningsrenoveringsnotatet vedrører dem.
- Indtast derefter den person, personer eller virksomhed, der skriver notatet. Hvis du skriver notatet til en afdeling eller virksomhed, skal du muligvis anmode om godkendelse, før du sender notatet under en andens navn.
- Placer datoen herunder. Memoer bør udarbejdes ret hurtigt, fordi de normalt beder nogen om at lægge mærke til noget rettidigt.
- Skriv emnet for bygningsrenoveringsnotatet ved hjælp af de bedst mulige beskrivende ord. For eksempel, i stedet for at skrive "Emne: Bygningsrenoveringer", skal du skrive "Elevatorreparation, 30. august 06.00 til 08.00."
- Skriv meddelelsens brødtekst. Skriv formålet, hvorfor renoveringen er nødvendig, hvorfor renoveringen gavner læseren og det nødvendige bevis, f.eks. Bygningsreglementet eller sikkerhedsspørgsmål. Vær direkte; Prøv ikke at inkludere skrivning, der ikke understøtter dit budskab.
Trin 7. Inkluder om nødvendigt punkttegn eller lister
Folk er mere tilbøjelige til at læse notater, der ikke er tekstblokke. Da notater er ret uformelle, kan du oprette lister med punkttegn eller bruge fed tekst til at fremhæve et bestemt afsnit af renoveringsfristen eller formålet.
Trin 8. Rediger dit notat til 1 side
Hvis du giver et notat til mange mennesker, er den bedste måde at sikre, at de vil læse det, at holde det kort. Hvis det er for langt, og formålet ikke umiddelbart er klart, kan de lægge det væk, indtil de har fri.
Dette gælder ikke juridisk memorandum og nogle virksomhedsnotater, der indeholder bygningsrapporter eller bestyrelsesmotioner. Sørg for at vide, hvilken længde dit publikum forventer
Trin 9. Bevis dit notat for stave- og grammatikfejl
Hvis dine skrivefærdigheder ikke er stærke, skal du give det til en overordnet eller kollega, der kan redigere det.
Trin 10. Underskriv brevet
Når det er godkendt, vil du gerne underskrive og datere det for at gøre det officielt. Inkluder dine kontaktoplysninger og kontaktoplysninger for alle, de kan rette spørgsmål til nederst i notatet.
Trin 11. Inkluder nødvendige vedhæftede filer
Udskriv kopier af notatet og vedhæftede filer til hver af dine kontakter. Hæft dem til notatet, før du afleverer dem.
Trin 12. Lever dit notat rettidigt
Folk får brug for tid til at lægge planer under renoveringer, så prøv at få oplysningerne ud til dem, når de annonceres.
