Når du booker din underholdning, skal du tænke på dine gæster, arten af dit arrangement og dit budget. Du kan booke underholdningsmuligheder som musikere, dansere, højttalere og komikere. Undersøg de typer forestillinger og entertainere, der fungerer til dit arrangement. Kontakt entertaineren, og forhandl logistikken. Med lidt planlægning kan du få dit næste arrangement til at blive husket!
Trin
Del 1 af 3: Valg af din underholdning
Trin 1. Undersøg dine samlede begivenhedsomkostninger og sæt et underholdningsbudget
Du har måske allerede et budget i tankerne, men prøv at nedbryde, hvor meget du kan afsætte til underholdning. Husk at medtage andre omkostninger, f.eks. Mad, dekorationer og gaver, og se, hvad du har tilovers i dit budget.
Trin 2. Book på forhånd for at sikre dine bedste valg
Overvej dine underholdningsmuligheder i god tid før din begivenhed, og planlæg at booke din entertainer tidligt. Underholdere har ofte meget travlt og kan booke måneder i forvejen.
Du behøver ikke at skynde dig ind i en beslutning, men se nærmere på performers kalendere for at få en idé om deres tilgængelighed. Du kan se deres kommende begivenheder på deres websted
Trin 3. Vælg din præstationstype
Du kan vælge en række forskellige præstationsmuligheder, f.eks. Musiker, danser eller højttaler. Tag din beslutning baseret på dine gæster og arrangementstil. Overvej dine gæsters alder, baggrund og kultur. Tænk over dine underholdningsbehov til arrangementet, og vælg en forestillingstype, der passer godt til dit arrangement.
- Vil du have en musiker, som et band, en akustisk sanger eller DJ? Eller leder du efter en danseforestilling eller en komedie?
- Er festen til et barns fødselsdagsfest eller eksamen? Eller er dette en baby shower?
- Du kan blive kreativ og booke mindre almindelig underholdning, f.eks. Brandartister, hulahopere eller buktaler.
EKSPERT TIP
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events Stefanie Chu-Leong is the Owner and Senior Event Planner for Stellify Events, an event management business based in the San Francisco Bay Area and California Central Valley. Stefanie has over 15 years of event planning experience and specializes in large-scale events and special occasions. She has a BA in Marketing from San Francisco State University.
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events
Our Expert Agrees:
When you're choosing an entertainer for your event, think about the types of things you don't want. For instance, if you hate heavy metal or you don't want a band that plays pop covers, that can help you narrow down your list quickly.
Trin 4. Beslut dig for genre og stil
Måske vil du booke en danser, men der er en række dansestile, du kan vælge imellem. Vil du have en ballet, tap eller mavedanser? Tænk over, hvilken specifik musikstil, komedie eller foredrag du gerne vil være vært for. Dette vil hjælpe med at indsnævre din søgning.
Trin 5. Undersøg dine bedste valg for entertainere
Når du har en idé om genre eller stil, skal du gå online og søge efter kunstnere, der passer til dine kriterier. Kig efter en erfaren, og som har flere solide referencer og anmeldelser.
Prøv at finde ud af detaljer som præstationsbaggrund, erfaringsniveau, uddannelse eller uddannelse
Trin 6. Se live forestillinger, enten personligt eller videooptagelser
Google -videoer af de entertainere, du er interesseret i at booke. Se efter musikvideoer eller optagelser af liveopførelser. Se forestillinger for at få en idé om, hvad du kan forvente. Vil dette passe godt til dit arrangement?
Vær opmærksom på, hvordan mængden reagerer på musikken eller forestillingen. Har alle det sjovt? Bærer entertaineren sig godt? Besvarelse af spørgsmål som dette kan hjælpe dig med at sortere potentielle entertainere
Del 2 af 3: Find ud af logistikken
Trin 1. Kontakt en entertainer direkte
Tjek deres websted for at se efter bookingoplysninger. Nogle kan have et telefonnummer at ringe til eller en kontaktformular, der skal udfyldes. Nævn sted og dato for begivenheden. Inkluder detaljer som begivenhedens art og eventuelle forventninger. Vær kortfattet og venlig.
Du kommer muligvis ikke direkte i kontakt med kunstneren, og det er okay. Tal med deres leder eller agent om dit arrangement
Trin 2. Brug en talentagent eller underholdningsbureau, hvis du vil
En talentagents opgave er at parre kunstnere med kunder til live -arrangementer. Underholdningsbureauer er virksomheder med fokus på at levere underholdning til arrangementer. Du kan søge efter enten virksomheder eller agenter online for at hjælpe dig med at finde kunstnere.
- De kan også hjælpe dig med de forretningsmæssige aspekter, f.eks. At forhandle kontrakten og få detaljeret frem.
- Agenter og virksomheder får en procentdel af hver underholdningsaftale, så vær opmærksom på dette, når du forbereder dit budget.
- Typisk svartid er 3-5 dage. Følg op med en anden e -mail, hvis du ikke har modtaget et svar efter cirka 5 dage.
Trin 3. Rådfør dig med dit spillested om eventuelle begivenhedsbegrænsninger
Uanset om dit sted er reserveret, eller du stadig beslutter dig, skal du tjekke ind med stedet for at diskutere dit arrangement. Nogle spillesteder er bedre egnet til bestemte begivenheder end andre, og det er nyttigt at kigge ind på dit sted, før du beslutter din underholdning.
- Du kan ringe eller e -maile til stedet direkte, eller søge på deres websted for at få oplysninger.
- Sørg for, at der er plads nok til den underholdning, du tænker på. Tænk også over, om dit arrangement vil være indendørs eller udendørs.
- For eksempel, hvis du vil booke en DJ, skal de have plads til at opsætte lydudstyr og et bord eller to. Du vil også have plads til et dansegulv og måske en laser eller to! Husk dette, når du leder efter spillesteder eller booker din entertainer.
Trin 4. Anmod om en konsultation med din entertainer eller bookingagent
Det er lettere at gå over forventningerne og diskutere pris ansigt til ansigt. Hvis din entertainer har tid, og hvis det fungerer med din tidsplan, skal du arrangere et møde for at gennemgå dit arrangement.
Trin 5. Diskuter eventuelle spørgsmål, anmodninger og krav med din kunstner
Du kan diskutere enten personligt eller over telefonen. Stil spørgsmål til enten entertaineren eller deres leder, og svar og spørgsmål for at afklare arten af dit arrangement. Sørg for at spørge, om din entertainer har særlige krav.
- Hvis du har særlige anmodninger, f.eks. Sange eller råb, skal du give dem besked på forhånd.
- At skylle alle disse detaljer ud før begivenheden hjælper med at forhindre fejlkommunikation og sikrer, at alle er glade og har det sjovt.
Trin 6. Aftal bookingprisen
De fleste entertainere har en standardpris, de opkræver, normalt i timen. Entertaineren eller deres agent vil tilbyde dig en pris, og du kan diskutere prisen i forhold til dit budget. Måske diskuterer du, hvordan du får deres sats til at fungere inden for dit budget, f.eks. At forkorte tiden. Eller måske har de justeret satser baseret på arten af dit arrangement.
- Forhandle prisen med udøveren ved at foreslå en sats 10% mindre end hvad de tilbyder.
- Det er okay at gå væk fra din foreslåede aftale, hvis den ikke virker for dig. Bare sig: “Dette er ikke på mit budget. Jeg beklager ulejligheden.”
Trin 7. Skriv og underskriv en kontrakt, hvis du ønsker officielle aftaler
Du og din kunstner kan tale om detaljer og forhandle dine aftaler, indtil begge parter er tilfredse. Sæt derefter aftalerne skriftligt, så alle er klare om forventninger og løn. Få din entertainer og hans agent eller manager til at underskrive kontrakten, og underskriv den derefter selv.
Du kan også lave en mundtlig aftale, hvis du foretrækker det
Del 3 af 3: Opsætning til et godt arrangement
Trin 1. Angiv dit præstationsrum
Vælg, hvor du vil have din underholdning. Ryd op i dit område, og opret møbler eller dekorationer, f.eks. Din scene, dansegulv og lydudstyr.
Du kan basere dine forberedelser på andre reservationer og arten af dit arrangement. For eksempel venter du måske på en cateringordre
Trin 2. Sørg for, at alle gæster kan se og høre din underholdning
Test begivenhedens placering og lydudstyr inden begivenheden. Kontroller, at mikrofonen fungerer, og at lyden kan høres fra alle vinkler i rummet. Hvis du har en visuel præstation, skal du stå forskellige steder i rummet for at kontrollere synligheden.
Foretag justeringer af placeringen og lyden af din performer efter behov
Trin 3. Planlæg for planlægning af forsinkelser, lige i tilfælde
Selv Broadway forbereder undervisninger, så vær klar til alt. Du skal altid forvente det uventede og have en vis fleksibilitet, når du planlægger begivenheder. Hav nogle idéer til tidsfyldning i en 30 minutters eller 3 timers forsinkelse.
- Du kan f.eks. Have en backup -entertainer, en kort velkomst eller introduktion.
- Hvis din DJ aflyser, kan du planlægge at afspille din egen musik. Brug cd'er, mobiltelefon -apps eller din computer.
- Hvis din komiker er forsinket, skal du få nogen til at improvisere, før de kommer derhen!
