Hvis du er i business eller skole, der kræver, at du arbejder med flere kunder eller projekter, er et ordentligt arkiveringssystem afgørende. Der er flere metoder til arkivering af papirer, men i sidste ende bør dit system afspejle dine behov. Den bedste måde at forberede sig på et effektivt system er at reservere et par dage til udelukkende at arbejde med organisationen.
Trin
Metode 1 af 3: Forberedelse til et nyt arkiveringssystem
Trin 1. Saml alle dine materialer
Du skal kompilere alle dine papirer, før du forsøger at opsætte et ordentligt system. Gå igennem alle steder, du kan have papirarbejde, og læg dem alle i en bunke. Brug tid på at sikre, at du korrekt kan redegøre for alt aktivt og inaktivt arbejde, du har.
- Planlæg på forhånd ved at rydde en bordplads til at arbejde med dine papirer.
- Hvis du tilpasser en andens papirarbejde til et nyt arkivsystem, skal du fjerne alle dokumenter fra det nuværende system. Det vil være bedre for dig at håndtere alle dokumenter og forberede et nyt system.
Trin 2. Gennemgå alle dokumenterne
Dette er den hårde del af processen, men det er også et afgørende skridt til at blive organiseret. Adskil alle filerne baseret på, hvad de er, f.eks. Kontoudtog, kreditkortregninger og realkreditlån. Det kan virke kedeligt, men gå gennem hvert dokument i din bunke for at afgøre, hvad du arbejder med.
- Du behøver ikke at læse hvert papir, men en kort skum hjælper dig.
- Post-it-sedler er gode til at markere vigtige papirer, du ved, du skal bruge tid på.
Trin 3. Konfigurer bunker
Når du begynder at sortere gennem dine papirer, ville det være nyttigt at holde relaterede papirer sammen. Du kan placere alle papirer vedrørende "Nickelback" -klienten i en bunke. Et andet eksempel er at bunke dit arbejde ud fra måneder.
- At have en følelse af kronologisk rækkefølge kan være nyttig til dine arkiveringsbehov.
- Angiv prioriteter, mens du sorterer gennem papirarbejde. Når du ser papirer, der er usædvanligt vigtige, skal du placere dem på toppen af deres respektive bunke.
Trin 4. Reducer, som du finder passende
En anden bunke, du kan oprette, er skraldespanden. Du skal ikke smide en bunke med dit papirarbejde, men du skal adskille de uvæsentlige papirer fra de andre bunker. Du kan endda oprette en diverse bunke, hvor tilfældige papirer kunne gå.
Hvis du er 100% sikker på, at du ikke har brug for noget papirarbejde, og du ikke kan tegne et levedygtigt link til et andet dokument, skal du kassere dem. Tjek med dine overordnede, om du må smide noget væk, inden du følger med på noget
Trin 5. Brug manila mapper
Hold tingene enkle for dig selv ved at bruge billige manila -mapper. Dette skader ikke dine midler og giver dig mulighed for at udføre ethvert arkiveringssystem, du gerne vil have. Du kan få en pakke manila -mapper fra enhver kontorartikelforretning.
Trin 6. Overfør dine bunker
Brug de bunker, du tidligere har etableret, til at fungere som en vejledning til dine mapper. Sørg for, at indholdet i hver mappe også er organiseret. Du kan enten organisere en fils indhold baseret på hvert papirs betydning eller efter kronologi.
- Undgå at arrangere en fils indhold baseret på alfabetet. Alfabetisk organisation fungerer mere effektivt til at organisere grupper af filer.
- Placer manila -mapperne i et arkivskab, mens du fylder mapperne.
Metode 2 af 3: Oprettelse af et system, der passer til dig
Trin 1. Brug et alfabetisk arkiveringssystem
Et alfabetisk arkiveringssystem fungerer godt, når du skal hente navne på personer, kunder, forfattere, navne på film, bøger osv. Forudsat at du bruger termer, der er lette at hente, er et alfabetisk arkiveringssystem ofte det letteste system at bruge.
- Den bedste måde at arkivere og hente filer på er ved at mærke hver fil. Manila -mapper har en ekstra fane designet til at mærke filer, der vil gøre din hentningsproces lettere.
- Hvis du håndterer klienter, er det mere effektivt at alfabetisere efter efternavn.
- Hvis du har mange filer, kan du overveje at lave brevafsnit for at hjælpe dig med at organisere. Sektionsdelere er store og indeholder ganske enkelt et bogstav. Du kan også opdele bogstaverne i par som "A-D" eller "F-K."
Trin 2. Brug en aktuel rækkefølge
Når du arbejder eller studerer inden for en række forskellige fagområder, kan et emne eller emnerækkefølge være en meget nyttig måde at hente oplysninger på. For eksempel, hvis du studerer jura, kan du have emneoverskrifter, forfatningsret, erstatningsret, forvaltningsret, folkeret osv.
- Den bedste måde at organisere aktuel information på er gennem sektionsopdelere. Mærk dine sektionsdelere baseret på indholdet, f.eks. "Admin Law".
- Dette system fungerer bedst, hvis du har flere forskellige emner. Hvis ikke, vil du sidde tilbage med en eller to skillevægge og ikke meget af et organiseret system.
Trin 3. Prøv numerisk arkivering
Denne type arkiveringssystem er ideel til filer, der indeholder datoer eller tal. Hvis du f.eks. Har fakturaer, kvitteringer, daterede begivenheder osv., Kan det numeriske system gøre det let at finde systemet igen. Du kan også overveje måned og år mærkning for denne mulighed. For dem, der arbejder i et miljø, der bruger nummerering til papirer såsom medicinske sager, lovgivningsmæssige dokumenter, retssager osv., Er nummerering en nyttig metode til hentning.
- Brug kun dette system, hvis du er tryg ved at se flere numre og kan hente oplysninger fra disse numre.
- Marker på fanerne arkivering tallene eller datoerne og organiser ud fra den nummererede værdi. Start med “1” og få følgende tal til at øge værdien.
- Hvis du indgiver med måneder, skal du starte med januar og flytte i rækkefølge til december. Du får fordel af sektionsdelere for hver måned.
Trin 4. Brug farvekodning
Dette er fantastisk til kreativ arkivering og er især effektivt for dem med god visuel tilbagekaldelse. Det kan hjælpe med at krydshenvise forskellige emner baseret på farvekodning. Du kan farvekode en af de førnævnte teknikker til arkivering. Du kan også bruge en kombination af organiseringssystemer ved at parre farvekoder med et andet system.
- En af de nemmeste måder at tilføje farve til din etablerede påfyldningsmetode er ved at bruge highlightere. Du kan købe en række forskellige highlightere fra enhver butik med kontorartikler.
- En anden måde at implementere farvekodning på er ved hjælp af en række forskellige farvede mapper.
Trin 5. Brug et frekvenssystem
Dette fungerer godt for emner, du bruger hele tiden, men bør ikke være et selvstændigt system. Det skal fodre et andet system, for eksempel det alfabetiske system. Føj de ofte anvendte oplysninger til et grupperet rum i dit arkiveringsområde, så de hurtigt kan hentes, f.eks. Helt foran i en arkivskuffeskuffe.
Du skal være forsigtig, så du ikke bliver uorganiseret ved hjælp af dette system. At beholde det projekt, du i øjeblikket arbejder på, vil ikke altid garantere en effektiv organisation
Metode 3 af 3: Beholdelse af et organiseret system
Trin 1. Fil papirarbejde med det samme
En måde at sikre, at dit arkiveringssystem kører effektivt, er ved at arkivere papir, mens du behandler det. Arkiveringssystemet fungerer ikke, hvis du udskyder arkiveringspapirer. At blive vant til at arkivere papirer hjælper også din produktivitet og arbejdsgang.
Trin 2. Hold din plads opdateret
Hvert par måneder skal du gennemgå dit arkivsystem og lave en kort fejning. Du er ikke forpligtet til at gennemgå alle dine papirer, som du gjorde for den oprindelige organisation. Tjek alle filer igennem, og sørg for, at alt er organiseret og på det rigtige sted.
Efter de første par måneder kunne du også reflektere over, om det system, du vælger, fungerer for dig
Trin 3. Rengør din plads
En gang om året skal du gøre en større rengøring af dit arbejdsområde. Du har muligvis nogle filer, som du regelmæssigt bruger, men du skal nu gennemgå de andre filer, du bruger mindre. Åbn de filer, du bruger mindre, og læs alle dine dokumenter igennem for at se, om der er unødvendigt papirarbejde.
Tag alle filerne ud, og tør arkivskabet af med en fugtig vaskeklud for at fjerne støv
Tips
- Disse principper kan også gælde for computergrupper eller andre elektroniske arkiveringsgrupper.
- Brug et indeks for filer, der ikke er placeret alfabetisk. Dette skal være alfabetisk arrangeret, så du hurtigt kan finde dine filer begge veje. Sæt dette indeks forrest i filen.
- Start med at rense og sortere gennem dine bunker af papirer, og brug post-it-sedler til at sortere i kategorier og derefter underkategorier.
- Det er nyttigt at have en diverse fil til varer, der ikke passer pænt andre steder.
