Hvis du arbejder med din skoles elevforeningsforening, kan du finde dig selv involveret i planlægningen af hjemkomstdansen. En skoledans er en stor begivenhed, og korrekt planlægning betyder, at man ikke kun vælger temaer og dekorationer, men afbalancerer budgetter, booker underholdning og hjælper med at koordinere et stort antal frivillige. Planlægningsprocessen kan være lang, men hvis du sørger for at have nok hjælp, penge og tid, når du starter, kan du tage en vellykket hjemkomstdans på.
Trin
Del 1 af 4: At få mennesker involveret
Trin 1. Rekruttere frivillige
At planlægge en dans kræver meget arbejde, så det er bedst at have et hold mennesker til at hjælpe. Danne et udvalg på 5-10 frivillige, der ønsker at arbejde med hjemkomstdansen.
- Få klasseofficerer involveret. Dette er en let måde at hjælpe med at sikre, at alle klasser har en jævn stemme i beslutningsprocessen.
- Rekruttering fra udenfor studenterregering. Hvis din organisation tillader det, rekrutter fra studerende på tværs af campus, der ønsker at blive involveret i ledelsesaktiviteter.
- Partner med andre organisationer, såsom pep -grupper eller studenterledelsesgrupper. Dette giver dig mere støtte fra den studerende såvel som potentielle frivillige.
Trin 2. Opret en grundlæggende opgaveliste
Efterhånden som danseplanlægningen skrider frem, kan denne liste vokse, men det vil hjælpe dit team med at blive ved med at løse opgaven. Begynd med:
- Dato
- Tema
- Beliggenhed
- Dekorationer
- DJ
- Fotograf
- Forfriskninger
- Chaperons
- Budget
- Fakultetsrådgiver
Trin 3. Delegere
Når du har dine frivillige, er det vigtigt at sikre, at de alle ved, hvilke job der skal udføres. Sæt bestemte mennesker til at styre bestemte ting, og delegér, hvad der skal gøres, til den rigtige person.
- Nogle job, såsom valg af en rådgiver og et tema, bør udføres som et team. Andre, såsom at få tilbud fra spillesteder og fotografer, kan håndteres af en person eller et lille underudvalg.
- Har grupper til at dække spillested, underholdning, reklame og billetsalg og dekoration.
- Check ind regelmæssigt med dit team. Spørg "Har vi afsluttet dette endnu?" eller "Hvordan har vi det med at finde en DJ?" når dit team mødes for at hjælpe med at holde alle på opgaven.
- Opret et check-in system, så folk kan rapportere deres fremskridt. Hav et rum, hvor du kan skrive en stor tjekliste over, hvad der skal gøres, eller holde en delt kalender mellem din gruppe, så alle kan rapportere om deres fremskridt.
Trin 4. Find en fakultetsrådgiver
Ligesom andre elevgrupper har et hjemkomstudvalg brug for en fakultetsrådgiver. Hvis en ikke er tildelt på forhånd, skal du finde en lærer, som du har tillid til, eller som kommer godt anbefalet af andre udvalgsmedlemmer.
Din rådgiver bør inddrages i dit udvalgs planer. Hold dem ajour med alt, hvad du gør, ved at få dem til at deltage i planlægningsmøder og give dem mødenotater
Trin 5. Rekrutter chaperoner
Forældrefrivillige er ikke kun vigtige for overvågning af elever, men for at hjælpe med opsætning og drift af dansen. Få en gruppe forældre frivillige til at hjælpe på dansens aften.
- Kontakt din skole for at se, hvor mange chaperones de har brug for pr. Elev. Mange skoler har deres egne retningslinjer, og det er vigtigt at overholde din egen skoles regler.
- Arbejd med din skoles forældre-lærerforening for at finde frivillige. Bed om at deltage i et møde, så du direkte kan præsentere muligheden for dem og videregive en tilmeldingsliste.
Del 2 af 4: Planlægning af dansens økonomi
Trin 1. Få tilbud
Hvis du ansætter en DJ, får serveret forfriskninger, får professionel hjælp med dekorationerne eller ansætter en professionel fotograf, skal du begynde at indsamle tilbud mindst en måned i forvejen.
- Spørg om tillæg eller udstyrsgebyrer samt timepriser. Forespørg om, hvad dine leverandører vil levere, og hvad du forventes at have. For eksempel kan du kontakte din DJ for at se, om de leverer lydsystemet, eller om du skal leje en andre steder.
- Kontakt mindst tre muligheder for hver sælger for at sikre, at du får konkurrencedygtige priser.
Trin 2. Lav dit budget
Dit budget vil diktere meget af, hvad du kan og ikke kan. Tal med din kasserer for studerende for bedre at forstå, hvor mange penge dit udvalg skal bruge på dansen.
- Bed din fakultetsrådgiver om at kontrollere budgettet. Se om skolen vil bidrage med noget uden for de studerendes regerings penge.
- Planlæg dit budget, så det omfatter alt, hvad du får brug for. Brug de tilbud, du fik fra dine leverandører samt budgetplaner og kvitteringer fra tidligere år til at finde ud af, hvad dansen vil koste.
- Lad ikke dit budget overstige det beløb, du har til rådighed. Gennemgå dit budget ofte for at sikre, at du er på rette spor.
Trin 3. Indsamling
Hvis dit budget ikke er nok til at dække udgifterne til dansen, skal du oprette en fundraising -plan med dit udvalg. Udforsk flere muligheder både på og uden for campus.
- Værtsbagesalg på campus i frokostperioder samt før og efter skole.
- Arbejd med andre elevgrupper for at skaffe penge ved at afholde arrangementer som f.eks. En bilvask. Begivenheder, der lader dig nå ud til dit samfund, giver dig flere muligheder for at indbetale kontanter.
- Spørg lokale restauranter, om de tilbyder fundraising -nætter. Nogle restauranter tilbyder måske programmer, der donerer en vis procent af overskuddet for natten til en studenterorganisation. Partner med et lokalt spisested og spred budskabet via flyers, e -mails og sociale medier.
Del 3 af 4: Planlægning af danselogistikken
Trin 1. Vælg et tema
Mindst en måned før dansen skal du have et tema klar. Kom med fem eller seks temaidéer som et udvalg, og afstem på tværs af campus, så eleverne kan vælge deres favorit.
- Få godkendelse fra din personalrådgiver for eventuelle temaer. At få temaet ryddet tidligt forhindrer senere potentiel afvisning.
- Vælg temaer, der passer til stemningen i dansen. Hvis du vil have en mere formel dans, er et gammelt Hollywood -tema måske mere passende. Hvis du vil have en mere afslappet dans, kan noget som Beach Luau passe bedre.
Trin 2. Book et sted
Uanset om dansen skal være på et lokalt hotel eller i skolens motionscenter, skal du reservere et sted så tidligt som muligt. At indgive en ordentlig værelsesreservation til din skole sikrer, at du får den plads, du har brug for.
- Lav en kopi af spillestedskontrakten eller værelsesreservationen til dine egne optegnelser, så du kan henvise til den, når du har brug for det.
- Inkluder alle nødvendige faciliteter på din reservation. Hvis du har brug for fitnesscentret, badeværelserne og køkkenet til at gemme forfriskninger, skal du sørge for at liste dem alle sammen.
Trin 3. Book dine sælgere
Få din DJ, fotograf og andre reserveret, så snart budgettet er fastsat. Reserver også alt andet udstyr, som dine leverandører kan få brug for, f.eks. Lydsystemer, på dette tidspunkt.
- Arbejd med din personalerådgiver for at sikre, at alle kontrakterne er korrekt udarbejdet og indeholder alle de oplysninger, din skole har brug for.
- Gem kopier af eventuelle kontrakter eller aftaler til dit udvalgs gennemgang.
Trin 4. Opret en dagsplan
Inden alt bliver for hektisk med resten af hjemkomsten, lav en detaljeret plan for, hvordan du vil have dansens dag til at fungere. Indstil din planlagte plan en måned i forvejen.
- Hav en detaljeret grundplan for din placering, og hvordan du vil dekorere.
- Tegn, hvor DJ'en skal hen, hvor billetbordet er dækket, hvor lysene skal spændes og andre detaljer.
- Lav en plan for frakke-check. Beslut, hvor frakker skal gemmes, hvor bordet skal dækkes, og hvordan du vil mærke frakker for at holde dem organiseret. Sørg også for, at du har mindst en frivillig til at bemande bordet og to til at hente frakker.
- Udpeg nogen som koordinatorens dag. Denne person kommunikerer med de frivillige på dansens aften og løser eventuelle problemer, der måtte opstå.
Trin 5. Gå på indkøb
Få alle de forsyninger, du har brug for til at dekorere to til tre uger i forvejen. På den måde har du masser af tid til at finde alternativer til noget, hvis du ikke kan finde det lokalt. Køb mad dagen før eller dagen før, så intet går galt.
- Kontakt lokale butikker for at se, om de er villige til at donere bestemte varer eller tilbyde en rabat til skolen.
- Sæt større genstande eller letfordærvelige genstande på hold. Tal med dit lokale marked om at reservere madbakker på forhånd og hente dem på dansedagen. Gør det samme for større pyntegenstande, som du måske ikke let kan gemme på campus.
Trin 6. Sælg billetter
Begynd at sælge billetter mindst to uger før selve dansen. Komplimenter salg med annoncer i skolens bekendtgørelser samt bannere og plakater på tværs af campus.
- Annoncer salgsdatoer og billetpriser på forhånd i din skolepapir, under dine skolemeddelelser og på din skoles websted samt sociale medier.
- Dæk et bord op til salg før og efter skole i en halv time til en time, samt i frokostperioder.
- Opret en frivilligplan for at sikre, at bordet er bemandet under alle salgstider. Arbejd med din kasserer for at få andre frivillige, hvis det er nødvendigt.
- Bestil din kasse mindst en uge før du begynder at sælge billetter. Tal med din kasserer om, hvorvidt kassekassen vil blive leveret af elevforeningens forening, skoleadministrationen eller fra en anden kilde.
Del 4 af 4: Opsætning af dansen
Trin 1. Forbered dig på ugen før
De fleste skoler fører op til deres hjemkomstdans med en hjemkomst -åndsuge. Spirit -uger involverer ofte mange begivenheder, så sørg for at vide, hvem og hvad der vil være tilgængeligt for dig.
- Tal med din personalrådgiver om udstyr såsom borde og stole. Sørg for, at disse er klar til dig mindst et par timer før dansen, så du kan konfigurere.
- Tal med skolens administration for at sikre, at dine leverandører har udpegede områder til at parkere, losse og opsætte. Husk, at dem med tungt udstyr skal være tæt på lokalet.
- Lav en plan for dansedagen. Arbejd sammen med dit udvalg og eventuelle andre frivillige om at tildele opgaver som at opsætte stole og dekorere. Sørg for, at alle kender deres job i god tid.
Trin 2. Konfigurer lokalet
Giv dig selv og dine frivillige mindst seks timer til at oprette dansen. Få opsat dekorationer så meget som muligt, før dine sælgere ankommer.
- Få DJ, fotograf og chaperons til at ankomme tidligt. Vis DJ'en det område, hvor de vil arbejde, og giv fotografen en rundvisning i rummet.
- Delegere opgaver til chaperonerne, såsom at hjælpe med kontrol af pelsen, overvåge dansegulvet eller hjælpe med mængdekontrol. Vis dem, hvor de skal være, og sæt dem i kontakt med koordinatorens dag.
Trin 3. Nyd dansen
Sørg for, at du og alle dine frivillige også har lidt tid til at nyde dansen. Opbyg pauser i dine frivilliges skemaer, så alle har lidt tid til at have det sjovt.
- Lad f.eks. En billetudbyder aflaste din dag-for-koordinator et stykke tid, når alle er i, eller få en chaperone til at stå i med frakontrol, mens frakkemændene går og danser.
- Dine frivillige er også studerende. Giv dem tid til at nyde deres indsats.
Trin 4. Ryd lokalet op
Så snart dansen er slut, skal du begynde at tage dekorationer og rengøring ned. Find ud af, hvad din skoles faciliteter vil tage sig af, og planlæg at gøre resten med dine frivillige.
- Facilitetsservice dækker ofte over ting som støvsugning, mopping og rengøring af badeværelser. Dekorationer, borde, stole og udstyr er ofte hjemkomstkomiteens ansvar.
- Medbring ekstra rengøringsartikler såsom papirhåndklæder, skraldespande, svampe og rengøringsopløsning. Dette hjælper med at tage sig af eventuelle mindre mærker eller skrammer rundt om lokalet.
- Sørg for, at alt affald kommer til et bestemt affaldsområde. Spørg din skole, om du skal planlægge en affaldsaffald og afhentning til oprydning af begivenheder.
- Prøv at rekruttere så meget hjælp som muligt til oprydning. Det er også en god idé at få frivillige til at gå rundt under arrangementet og hente skrald, så der er mindre at gøre efter.
Video - Ved at bruge denne service kan nogle oplysninger blive delt med YouTube
Tips
- Sørg for at annoncere din dans så meget som muligt omkring skolen. Brug små og store plakater sammen med bulletin -meddelelser og PA -meddelelser.
- Hold dansen overkommelig. Det skal være en sjov begivenhed, og eleverne går ikke, hvis de føler, at det ikke er det værd. Se på de seneste år for at se, hvor meget billetter koster, og prøv ikke at hæve prisen med mere end et par dollars.
- Temaer til danse kan være alt fra Ready Set Glow til Under the Sea to a Night in Athens. Få kreative og hent ideer fra den studerende.
