Arkivering er ofte en nødvendig opgave til arbejde og derhjemme. Hvis du springer over arkivering for længe, kan du samle en stor stak papir, der vil tage timer eller endda dage at sortere igennem. For at holde din indbakke rodfri skal du sortere i alle de papirer, du modtager dagligt. Opret derefter et arkiveringssystem, der fungerer for dig. Brug dit system til at sortere papirer, så du let kan få adgang til vigtige dokumenter, når du har brug for det!
Trin
Metode 1 af 3: Håndtering af din daglige tilstrømning af papir
Trin 1. Opret en central indbakke til opbevaring af papirer, indtil du kan sortere dem
En central indbakke er, hvor du lægger alle de papirer, der kommer på tværs af dit skrivebord eller gennem din postkasse hver dag. Dette kan hjælpe dig med at holde orden, indtil du har tid til at sortere og håndtere hvert element.
- Du kan bruge en lille papkasse som din centrale indbakke eller få en særlig æske, kurv eller bakke til dette formål.
- Læg kassen på hjørnet af dit skrivebord, på et bord nær din hoveddør eller et andet sted, der er synligt, så du ikke glemmer det.
Trin 2. Gå dagligt igennem indbakken og sæt vigtige ting til side
Kig på hver af elementerne i din indbakke en gang om dagen for at kigge efter varer, der kræver din umiddelbare opmærksomhed. Disse kan omfatte regninger, der snart skal betales, festinvitationer eller tidsfølsomme formularer. Sæt disse genstande til side, så du kan tage hånd om dem med det samme.
Det kan være en god idé at få en anden æske i en anden farve end den første boks, der skal haste emner i. For eksempel kan du få en rød boks for at angive, at der er tale om hastepunkter
Trin 3. Læg de emner, du vil arkivere, i en arkivboks
Opbevar en tredje boks ved siden af den centrale indbakke og hasteboks. Brug dette som dit indsamlingspunkt for varer, du vil arkivere. Dette hjælper dig med at holde dem organiseret, indtil du er klar til at arkivere dem.
Sørg for, at denne boks har en anden farve end de andre kasser. Ellers kan du få blandet æskerne sammen
Trin 4. Smid unødvendige genstande ned i en papirkurv
Eventuel uønsket mail eller andre ikke-væsentlige genstande, der ender i din indbakke, kan gå direkte i papirkurven. Identificer disse emner, mens du gennemser dokumenterne og flytter dem til skraldespanden med det samme for at hjælpe med at holde rod i din boks fri.
- Opbevar din genbrugsbeholder på gulvet, så du ikke forveksler det med dine andre kasser.
- Hvis nogen af de unødvendige genstande indeholder personlige oplysninger, skal du makulere dem, før du bortskaffer dem.
Metode 2 af 3: Valg af arkivsystem
Trin 1. Angiv en månedlig og daglig fil, hvis du har mange opgaver at styre
Dette er kendt som Tickler -arkiveringssystemet, og det er en fantastisk måde at holde styr på, hvad du skal gøre hver dag. Angiv en filmappe for hver måned og en mappe for hver dag i måneden. Indsæt derefter elementer i filerne. Arkiver elementerne i henhold til de datoer, du skal arbejde med dem.
Hvis du f.eks. Skal betale en regning den 23. september, skal du derefter indsætte regningen i mappen for den dato
Trin 2. Filmapper alfabetisk for at holde vigtige dokumenter ved hånden
Alfabetisk arkivering er nyttig til at finde filer til individuelle mennesker, virksomheder eller emner. Dette kan være ideelt, hvis du har masser af kunder, og du vil beholde en fil om hver enkelt, eller hvis du vil have en enkel måde at administrere din hjemmeadministration på.
- Sørg for at placere efternavn på personer først på filetiketter, f.eks. "Jones, Susan" eller "Watson, David."
- Ignorer ord som "The", "A" og "An", når du sender et virksomhedsnavn. For eksempel, hvis du har en klient, hvis virksomhed hedder "Kagegudinden", skal du arkivere i henhold til "C" i "Kage" og ignorere "T" i "The", når du indsender.
Trin 3. Vælg et numerisk arkiveringssystem til kortfristede arkiveringsbehov
Hvis du har et kortsigtet projekt, som du vil føre poster til, så fungerer et numerisk arkiveringssystem bedst. Det er, når du tildeler et nummer til hvert dokument og arkiverer det efter nummer. Husk dog, at du også bliver nødt til at holde styr på, hvilket dokument der svarer til hvilket nummer, f.eks. Ved hjælp af et regneark.
- For eksempel kan du tildele alle de varer, du modtog i løbet af ugen den 14. marts, til en filmappe mærket 1, derefter alle elementerne for ugen den 21. marts i en fil mærket 2 osv.
- En anden mulighed er at mærke filerne efter dato og organisere dem kronologisk. For eksempel kunne varer modtaget den 2. maj 2018 opbevares i en fil mærket 5/2/2018.
Trin 4. Farv-kode dine filer for at gøre det let og hurtigt at finde varer
Angiv en farve til hver kategori af dine filer. Dette vil hjælpe dig med at finde en kategori af filer på et øjeblik.
- Brug f.eks. Rød til medicinske regninger, blå til skat og grøn til forsikring.
- Hvis du vil farvekode numeriske eller alfabetiske filer, skal du tildele en farve til et numerisk eller alfabetisk område, f.eks. At gøre filer 1-25 eller A-G grønne, 25-50 eller H-M lilla og 50-75 eller N-R gule.
Trin 5. Inkluder yderligere relevante oplysninger i filmappen
Tilføjelse af yderligere oplysninger til beskrivelse af filens indhold eller enhver påkrævet handling vil også bidrage til at gøre dit arkivsystem mere effektivt. For at gøre dette kan du tilføje 1 eller flere af følgende elementer:
- Filnummer eller navn
- Filtitel
- Dato for filen blev åbnet og lukket
- Navn på afdeling eller team
- Computerens rekordnummer
- Bortskaffelsesdato og bortskaffelsesmetode
Metode 3 af 3: Organisering af papirer i filer
Trin 1. Læg det seneste dokument oven på filen
Brug den dato, der er angivet på dokumentet, til at hjælpe dig med at gøre dette. Når du har dine papirer klar til at arkivere og dit arkivsystem er konfigureret, kan du begynde at placere varer i filer. Sørg altid for at beholde de nyeste dokumenter for hver fil lige oven på, så de er lette at få adgang til.
For eksempel, hvis du har en fil til din husejers forsikring, vil du gerne placere den seneste registrering af din betalte husejers forsikring øverst i filen
Trin 2. Gem vedhæftede filer med de dokumenter, de vedrører
Hvis du har relevante kvitteringer eller andre dokumenter, der skal opbevares sammen med et andet dokument, skal du sørge for at have dem samlet i den samme fil. Du vil måske endda hæfte eller papirclips vedhæftede filer på bagsiden af dokumentet.
Hvis du f.eks. Har en kvittering for at betale din elregning, skal du hæfte den bag regningen, hvis du skal referere til den
Trin 3. Læg store dokumenter i separate kuverter
Du kan arkivere disse konvolutter bag de filer, de er relateret til. Sørg for at medtage en beskrivelse af indholdet på forsiden af konvolutten. Dette vil hjælpe med at fjerne rod i dine filer og forbedre effektiviteten af dit arkivsystem.
For eksempel, hvis du har tegningerne til et projekt, du arbejder på, kan du placere disse i en stor kuvert
Trin 4. Fil det originale dokument, og bortskaf eventuelle kopier
Ikke at indgive dubletter hjælper med at forhindre forvirring, når du leder efter et element i dine filer. Hvis du støder på dubletter, skal du bortskaffe disse og kun arkivere det originale dokument.
Hvis du er i tvivl om, hvilket dokument der er originalen, skal du muligvis arkivere begge elementer for at være sikker på, at du har originalen. Prøv dog ikke at gøre dette for ofte, ellers bliver dine filer hurtigt store
Tips
- Hvis du ikke er sikker på, om du vil arkivere eller genbruge en vare, skal du beholde den i 30 dage og derefter revurdere den.
- Scanning af ikke-væsentlige dokumenter er en anden god måde at rydde op på papir, mens du stadig beholder oplysningerne i et dokument, hvis du har brug for det.
