Organisering af kontorfiler kan være en vanskelig opgave, især hvis du har store mængder filer og dokumenter, men det behøver ikke at være en smertefuld proces. At planlægge og beslutte et filsystem kan hjælpe dig med at organisere dine filer, så de passer til din virksomhed og sikre, at du finder vigtige dokumenter mere effektivt. Når du har dine filer i orden, skal du holde dig til et konsekvent system for at vedligeholde dine filer på den måde.
Trin
Metode 1 af 3: Udvikling af et system
Trin 1. Opret filkategorier
Den første ting du skal gøre, hvis du vil organisere dine filer, er at beslutte, hvilke hovedkategorier du vil bruge til sortering. Forskellige slags kontorer vil have forskellige slags kategorier, men det generelle system er det samme. Du skal finde ud af et system, der sorterer dine filer på en meningsfuld måde.
For eksempel, hvis du arbejder på et advokatkontor og har brug for at organisere klientfiler, kan du sortere efter generelle sigtetyper: retssager, skifteret, virksomheders, administrative og andre
Trin 2. Konfigurer underkategorier
Inden for hver enkelt kategori kan du blive mere specifik ved at udvikle en liste over underkategorier. Ethvert enkelt stykke papir, der skal arkiveres, kan defineres af to udtryk - den generelle kategori og derefter underkategorien.
Hvis du f.eks. Opretter et arkiveringssystem til økonomiske spørgsmål, har du muligvis en generel kategori af "Udgående betalinger" og derefter opretter underkategorier for leverandører, leverandører, tjenester, fagfolk og administrative omkostninger
Trin 3. Brug et farvekodningssystem
Dette lyder enkelt, men det kan være en meget effektiv måde at organisere dine filer på for hurtig adgang. Beslut, hvor mange forskellige kategorier du vil have i dit arkivsystem, og brug derefter de mange forskellige farvede mapper.
I stedet for at bruge mapper, der er helt farvede, kan du bruge almindelige manila -mapper og få farvede klistermærker. Du kan derefter sætte klistermærkerne på den øverste fane, på kanten af mappen eller begge dele for mere synlighed
Trin 4. Mærk filerne
Hver fil på dit kontor har nu et klart sted at være. Du bør skrive etiketten på fanen i hver mappe klart og pænt, så du ved, hvor den hører hjemme. Etiketten på hver enkelt mappe skal starte med den generelle kategori og derefter efterfølges af den specifikke underkategori. For eksempel vil en mappe, der indeholder registreringer af betalinger til dine leverandører, have etiketten "Udgående betalinger / leverandører".
- Etiketterne på hver fil skal udskrives så pænt og konsekvent som muligt. Du kan meget let købe en softwarepakker, der giver dig mulighed for at formatere etiketter, så du kan skrive og udskrive dem ved hjælp af din computer.
- Hvis du udskriver dine etiketter med din computer, skal du bruge en ensartet skriftstørrelse og stil. Hvis du udskriver i hånden, skal du prøve at være konsekvent og så pæn som muligt.
Trin 5. Sorter filerne alfabetisk
Når dit arkivsystem er etableret, og du har oprettet alle dine mapper, sæt dem derefter i orden. Du bør sortere de generelle mapper alfabetisk. Inden for hver generel mappe bør også underkategorierne sorteres alfabetisk.
Du kan vælge at sortere nogle oplysninger efter dato frem for efter et emnetiket. I så fald skal du selv bestemme, om det er mere fornuftigt at sortere dine filer med de nyeste elementer foran og flytte til de ældste eller omvendt
Trin 6. Efterlad flere centimeter plads i hver arkiveringsskuffe
Når du etablerer dit arkivsystem, skal du efterlade plads til, at filerne kan vokse. Som tiden går, vil du utvivlsomt modtage flere papirer, der skal tilføjes til hver mappe. Efterlad plads til dine filer til at udvide. Ellers får du senere den vanskelige opgave at flytte hele sektioner eller filskuffer for at få plads.
Metode 2 af 3: Sortering af uregelmæssige filer
Trin 1. Saml alle de materialer, der skal arkiveres
Hvis du begynder med en samling papirer, der ikke er organiseret og er i uorden, skal du begynde med at trække papirerne sammen. Find en arbejdsplads, og saml alt i en bunke. Du vil derefter kunne arbejde med at organisere.
Trin 2. Adskil papirerne i to grupper for "handling" og "arkivering"
”Som et første skridt bør du lave en mappe eller bunke til alt, hvad der kræver øjeblikkelig handling. Disse papirer bør ikke blive arkiveret, eller du husker muligvis ikke at udføre det arbejde, der skal udføres. Sæt denne "handling" -mappe til side for at blive behandlet snart. Fortsæt derefter med at arkivere de resterende papirer.
Organiser "action" -filen. De papirer, der skal behandles med det samme, skal sorteres i mindre grupper baseret på det arbejde, du skal udføre. For eksempel kan du oprette sådanne underkategorier som opkald, skriv, lever og betal
EKSPERT TIP
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Trin 3. Tag hvert papir op én gang
Når du sorterer de løse papirer, du arkiverer, skal du træffe beslutninger om hver enkelt, mens du gennemgår den. Tag papiret, læs det over, beslut hvilken kategori og underkategori det tilhører i dit arkivsystem, og læg det derefter væk. At arbejde på denne måde hjælper dig med konsekvens i din ansøgning og hjælper dig med at spare tid ved kun at behandle hvert emne én gang.
Når du gennemgår hvert element, bør du afgøre, om du overhovedet skal beholde det. Hvis papiret er noget, der allerede er blevet behandlet og ikke er noget, du skal gemme som en rekord, kan du overveje at kassere det frem for at arkivere det
Trin 4. Fold hvert element ud
De fleste af de papirer, du har, vil sandsynligvis være kommet i korrespondance og sandsynligvis være i konvolutter og foldet. Fjern papirerne fra deres konvolutter, åbn dem fladt, og arkiver derefter. Arkivering af hvert papir på denne måde hjælper dine mapper med at passe ensartet i filskuffen uden at bule, hvor de foldede papirer stabler op.
- Beslut, om du skal beholde konvolutter. I de fleste tilfælde er konvolutterne unødvendige og kan kasseres. Men hvis du mener, at du muligvis har brug for bevis på levering eller bevis for et poststempel, skal du hæfte konvolutten til papirerne og holde dem sammen.
- Flere papirer skal hæftes sammen. Dette forhindrer ting i at blive adskilt eller gå tabt. Hæfteklammer foretrækkes frem for papirclips, fordi (a) de passer mere ensartet i filerne, og (b) de ikke har problemet med at glide af.
Metode 3 af 3: Vedligeholdelse af dine filer
Trin 1. Brug en "Til fil" kurv
Når ny korrespondance kommer ind på dit kontor, eller når der oprettes nyt papirarbejde, kan du muligvis ikke arkivere det med det samme. Du bør placere alt, hvad der skal arkiveres et enkelt sted, der skal arkiveres, når du er i stand til det. En kurv på dit skrivebord, mærket "Til fil", er en god måde at lægge disse papirer til side, indtil du er klar.
Trin 2. Angiv en ensartet tid til at arbejde med arkivering
Hvis du kan, skal du planlægge et ensartet tidspunkt hver dag eller uge, hvor du kan arbejde med at arkivere nye papirer. Hvis du gør indgivelse til en regelmæssig del af din rutine, er du mere tilbøjelig til at følge med.
- For eksempel kan du afsætte den sidste halve time af hver dag til at arkivere dagens papirer. Hvis dette ikke er nok tid, kan du prøve at lave din ansøgning to gange hver dag, lige før du går til frokost og derefter lige inden du tager afsted for dagen.
- Nøglerne til succes er konsekvens og gentagelse.
Trin 3. Sørg for, at andre med adgang til filerne forstår systemet
Hvis du er den eneste person, der bruger dine filer, skal du let kunne opretholde den rækkefølge, du har oprettet. Men hvis andre mennesker har brug for at bruge papirerne i dine filer, skal du sikre dig, at de forstår - og følger - det system, du har oprettet. Det er ikke nyttigt at have et arkiveringssystem på plads, hvis papirer bliver fejlet og lagt i forkerte mapper.
Hvis det kan være mere effektivt og mere effektivt, hvis du tilbyder at få noget, som en anden på dit kontor måske har brug for, og derefter bede dem om at returnere alt direkte til dig. Så kan du være sikker på, at alt bliver refillet korrekt
Trin 4. Opbevar vigtige dokumenter et sikkert sted
Nogle specielle materialer skal muligvis opbevares på separate, specielle steder. Nogle papirer skal f.eks. Opbevares i et pengeskab eller i en brandsikker låsekasse. Du skal muligvis endda opbevare nogle materialer uden for stedet, i en bankboks eller på din virksomheds advokatkontor.
Trin 5. Gennemgå dine filer regelmæssigt
Mindst en gang om året, eller oftere om nødvendigt, bør du afsætte lidt tid til at gennemgå dine filer. Formålet med denne gennemgang er at afgøre, om der er papirer eller hele mapper, der kan kasseres eller måske flyttes til et off-site lager. Hvis der aldrig bliver brug for noget igen, skal du kassere det. Hvis det er noget, du ikke forventer at bruge regelmæssigt, men muligvis skal gemme det som en rekord, skal du sende det til opbevaring.
