En arbejdserklæring (SOW) er et dokument (og normalt en juridisk kontrakt), der formaliserer forståelsen mellem en entreprenør og en kunde. For hvert projekt beskriver SOW de specifikke tjenester, der skal leveres (normalt opdelt i separate opgaver, der skal udføres), det tidspunkt, hvor disse opgaver og tjenester skal udføres, og beløb og forfaldsdatoer for betaling. Dets grundlæggende formål er at tjene som en køreplan for projektet og at dokumentere parternes forventninger. Det bør være en klar, let engelsk beskrivelse af "Hvorfor", "Hvem", "Hvad", "Hvordan", "Hvornår", "Hvor" og "Hvor meget?"
Trin
Metode 1 af 2: Følger generelle retningslinjer
Trin 1. Skriv SOW, inden arbejdet påbegyndes
SOW oprettes normalt efter kernekontraktforhandlingerne er afsluttet, men inden arbejdet med et projekt begynder. Nogle gange kan forhandlingerne fortsætte (især med tidsfølsomme projekter), efter at arbejdet er begyndt, og SOW'en er ikke færdiggjort, før projektet er godt i gang.
Trin 2. Undersøg det nødvendige SOW -format
Der er ikke en enkelt standard SOW, da forskellige industrier og projekter har forskellige leverancer og arbejdsgang. En god SOW er en tilpasset SOW.
Trin 3. Få det rigtigt første gang
Selvom selve den oprindelige SOW normalt ikke revideres, bruges en separat sideaftale kaldet en ændringsordre typisk til at ændre SOW's vilkår. Det er en god idé at inkludere en blank ændringsordre med SOW. Husk, at ændringsordrer kan øge projektets omkostninger. En velskrevet SOW kan bidrage til at reducere behovet for en ændringsordre. Ingen klient ønsker at være i en position, hvor hans eller hendes specifikke forventninger efterlades udokumenterede, hvilket kan føre til forsinkelser, en stigning i de samlede omkostninger eller utilfredshed.
Metode 2 af 2: Mestringsstil og specifikationer i SOW'er
Trin 1. Inkluder målet
Dette afsnit besvarer spørgsmålet "Hvorfor?" Det er en oversigt på højt niveau over projektet og dets mål. Generelle beskrivelser er acceptable ved udarbejdelsen af dette "fugleperspektiv" af projektet, men undgå sprog, der kan tolkes på mere end én måde. Vær tydelig; beskrive målbare og opnåelige mål, der realistisk set kan nås inden for den angivne tidsramme.
Trin 2. Inkluder en diskussion af omfanget
Dette afsnit indeholder en endelig erklæring (ingen muligheder eller alternativer) om "Hvad?" og hvor?" Hvad er arbejdet? Hvordan vil det blive gennemført? Eller ofte, hvad der IKKE er arbejdet, og hvad der IKKE vil blive gennemført. Hvad er antagelserne? Hvilke leverancer (varer, entreprenøren præsenterer for en kunde til gennemgang og godkendelse), produceres? Hvad, bortset fra leverancerne, skal ske administrativt (projektledelse) med hensyn til statusrapportering, tidssporing og anden kommunikation.
Trin 3. Tilføj placering, hvis det er muligt
Denne valgfri sektion beskriver, hvor arbejdet vil blive udført (hvis det er relevant).
Trin 4. Inkluder en tidsramme
Denne valgfri sektion angiver den samlede tilladte tid til projektafslutning, de maksimale fakturerbare timer pr. Periode og specifikke tidspunkter for formelle anmeldelser eller andre projektmilepæle.
Trin 5. Angiv tidsplanen
Dette afsnit angiver, hvilke opgaver der skal udføres på hvilken dato/tid, og hvem der er ansvarlig for at få det til at ske. Beskrivelser af opgaver og resultater (primært leverancer) skal være detaljerede, entydige og ligetil, så de er lette at forstå. Bortset fra leverancer kan tidsplanen indeholde poster til kvalitetssikringstest, forbrugertest og statusrapporter.
- Selvom tidsplanen skal være specifik, skal du ikke fokusere på "Hvordan", da det kan sætte for mange forhindringer foran en vellykket projektafslutning. En grundlæggende beskrivelse af den krævede metode, der skal bruges, er tilstrækkelig.
- Tidsplanen indeholder ofte detaljer om acceptkriterier (for at måle kvaliteten af resultatet) og betalingsmilepæle (normalt ved accept af vigtige leverancer), selvom disse kan beskrives i et andet, separat afsnit.
Trin 6. Inkluder et afsnit om accept
Dette afsnit beskriver mekanismen for, hvordan parterne vil afgøre, om produktet eller tjenesten er acceptabel. Kriterierne kan variere fra målbare kvalitetsstandarder til et bestemt antal tests, men må under alle omstændigheder egne sig til objektiv evaluering.
Trin 7. Angiv standarderne
Dette afsnit beskriver alle branchestandarder, der skal overholdes for at opfylde kontrakten. I stedet for fysisk at gengive branchestandarderne i SOW, er det tilstrækkeligt specifikt at henvise til et sæt standarder.
Trin 8. Medtag eventuelle krav til arbejdsstyrken
Dette afsnit angiver eventuelle særlige krav til arbejdsstyrken, f.eks. Antal medarbejdere, der bemander projektet, uddannelseskrav (grader eller certificeringer).
Trin 9. Bemærk prisen
Dette afsnit behandler spørgsmålet om "Hvor meget?" Er betalingen et fast gebyr? Hvordan spiller udgifter/omkostninger ind? Vil betalingen foretages som et engangsbeløb eller i rater? Hvad er betalingsplanen? Er der betalingsmilepæle?
Trin 10. Inkluder eventuelle antagelser
De fleste projekter er gennemsyret af forskellige ubekendte, for hvilke parterne skal lave forskellige antagelser. I det væsentlige er antagelser de betingelser, som entreprenøren forventer vil eksistere for at gennemføre projektet i overensstemmelse med betingelserne i SOW. Entreprenøren kan f.eks. Antage, at medarbejderne får adgang til klientens computernetværk for at installere den leverbare software. Antagelsesafsnittet bør identificere så mange sådanne antagelser som muligt og opstille en beredskabsplan eller konsekvenserne i tilfælde af, at forudsætninger fejler.
Trin 11. Inkluder parametre til projektledelse
Dette afsnit beskriver processen til overvågning af projektets fremskridt. Inkluder emner som: Ugentlige møder, Regelmæssige statusrapporter, Regelmæssige statusrapporter og Møder i projektledelsesteam. Dette afsnit er også et godt sted at beskrive eventuelle yderligere forpligtelser, der måtte følge af projektet, såsom vedligeholdelse og reparation efter det første design og/eller installation.
Tips
- Hvis det er relevant, er det normalt i kundens interesse at tilbageholde en del af den endelige betaling, indtil alle leverancer er vist at fungere sammen.
- Generelt bør en veludformet SOW ikke referere til eksterne dokumenter (bortset fra branchestandarder).
- Sørg for at fange alle løfter, der er givet under salgspladser og kontraktforhandlinger i din SOW, før projektet går i gang.
- Brug kalendersprog, der giver en vis fleksibilitet til at beskrive tidsplanen. For eksempel “to måneder efter X, Q. A. test vil blive afsluttet,”frem for“Den 5. juni, Q. A. test vil blive afsluttet.” Dette gør det muligt for projektet at forløbe problemfrit (uden ændringsordrer), hvis der er en forsinkelse tidligere i processen.
- SOW kan betegnes som "fortroligt". Hvis det er tilfældet, bør SOW indeholde et kort afsnit, der beskriver konsekvenserne (normalt en fast monetær straf) for brud på fortrolighed.
